Die unterschätzten Kosten einer unbesetzten Führungsposition

Eine Führungsposition ist unbesetzt. Das entsprechende Gehalt wird vorerst nicht gezahlt. Auf den ersten Blick könnte die Vakanz also sogar wie eine Einsparung wirken. In der Praxis greift diese Rechnung zu kurz.

Denn mit dem Ausscheiden eines CFO, HR Directors oder Werksleiters verschwinden weder die Aufgaben noch die Verantwortung der Position. Entscheidungen müssen weiterhin getroffen, Projekte gesteuert, Teams geführt und Risiken kontrolliert werden. Bleibt eine geschäftskritische Position länger vakant, entstehen deshalb Kosten, die in klassischen Recruitingbudgets häufig nicht auftauchen.

Wie relevant offene Stellen für Unternehmen weiterhin sind, zeigt die IAB Stellenerhebung: Im ersten Quartal 2026 gab es in Deutschland rund 1,15 Millionen offene Stellen. Rund 79 Prozent davon waren sofort zu besetzen, also zum Erhebungszeitpunkt bereits unbesetzt. Die Zahlen sagen nicht, wie lange einzelne Stellen vakant bleiben. Sie zeigen aber, dass Unternehmen in erheblichem Umfang mit tatsächlichen Personalengpässen umgehen müssen. (iab.de)

Gerade bei Führungspositionen sollte die Frage deshalb nicht nur lauten: Wie schnell finden wir Ersatz? Sondern auch: Was kostet uns jeder weitere Monat ohne die notwendige Führung?

Was sind Vakanzkosten?

Vakanzkosten, häufig auch als Cost of Vacancy bezeichnet, umfassen die wirtschaftlichen Auswirkungen einer unbesetzten Position. Recruitingkosten sind dabei nur ein Teil der Rechnung.

Direkte Kosten wie Personalberatung, Stellenanzeigen oder Auswahlprozesse sind vergleichsweise leicht zu erfassen. Schwieriger wird es bei den indirekten Folgen: verzögerte Entscheidungen, gebundene Managementkapazität, verschobene Projekte oder zusätzliche operative und finanzielle Risiken.

Hinzu kommen Opportunitätskosten. Sie entstehen beispielsweise dann, wenn ein Unternehmen eine Investition später freigibt, eine Transformation verzögert oder geplante Einsparungen erst Monate später realisiert. Gerade diese Kosten verteilen sich häufig über verschiedene Bereiche und erscheinen auf keiner einzelnen Kostenstelle als Vakanzkosten.

Warum Führungspositionen besonders hohe Vakanzkosten verursachen können

Der Wert einer Führungskraft besteht nicht ausschließlich in ihrer eigenen Arbeitsleistung. Führung bedeutet auch, Entscheidungen zu ermöglichen, Ressourcen zu priorisieren, Budgets zu verantworten, Teams auszurichten und Eskalationen zu lösen.

Dadurch entsteht ein Multiplikatoreffekt.

Fehlt beispielsweise ein CFO, betrifft das nicht nur das Finance Team. Investitionsentscheidungen, Forecasting, Finanzierung oder Transformationsprojekte können ebenfalls betroffen sein. Bei einem HR Director können Restrukturierungen, Workforce Planning oder arbeitsrechtliche Prozesse zusätzliche Aufmerksamkeit des übrigen Managements erfordern. Im Operations Bereich können Produktionsleistung, Qualität, Lieferfähigkeit oder Arbeitssicherheit betroffen sein.

Je größer die Führungsverantwortung und je stärker andere Bereiche von einer Position abhängen, desto weniger sinnvoll ist deshalb die Rechnung: eingespartes Gehalt gleich eingesparte Kosten.

Vier Kostenfaktoren, die Unternehmen häufig unterschätzen

1. Verzögerte Entscheidungen

Entscheidungen verschwinden nicht, wenn die verantwortliche Führungskraft fehlt. Sie werden vertagt, delegiert oder innerhalb der Organisation nach oben eskaliert. Das kann Investitionen, Budgets, Einstellungen, Lieferantenentscheidungen oder strategische Projekte betreffen.

Für kurze Zeit lässt sich das häufig auffangen. Mit zunehmender Dauer kann jedoch die Entscheidungsfähigkeit des Unternehmens leiden, insbesondere wenn mehrere Teams auf dieselbe Freigabe oder Priorisierung angewiesen sind.

2. Verzögerte Projekte und Opportunitätskosten

Transformationen, Restrukturierungen, ERP Projekte oder Produktionsoptimierungen benötigen klare Verantwortlichkeiten. Fehlt diese Führung, muss ein Projekt nicht stillstehen, kann aber an Geschwindigkeit verlieren.

Wird beispielsweise ein Effizienzprogramm drei Monate später umgesetzt, verschiebt sich auch der Zeitpunkt, an dem die geplanten Einsparungen wirken. Die entscheidende Frage lautet daher nicht nur, was ein Projekt kostet, sondern auch, was jeder Monat kostet, in dem sein wirtschaftlicher Nutzen noch nicht realisiert wird.

3. Gebundene Managementkapazität

Die Arbeit einer vakanten Führungskraft wird meist verteilt. CEO, Geschäftsführer oder andere Mitglieder des Leadership Teams übernehmen zusätzliche Meetings, Freigaben oder operative Entscheidungen.

Damit entsteht ein weiterer Kostenfaktor: Wertvolle Managementkapazität wird gebunden. Zeit, die für die Vakanzüberbrückung eingesetzt wird, fehlt für die eigentlichen strategischen Aufgaben dieser Führungskräfte. Aus einem Personalengpass kann so schrittweise ein Kapazitätsproblem für mehrere Schlüsselpersonen werden.

4. Finanzielle, operative und Compliance Risiken

Je nach Funktion können längere Vakanzen unterschiedliche Risiken erhöhen. Im Finance Bereich können Reporting, Liquiditätssteuerung, Audit oder Finanzierung betroffen sein. Im HR Bereich können Restrukturierungen, Betriebsratsarbeit oder arbeitsrechtliche Themen besonders kritisch sein. In Operations stehen unter anderem Qualität, Lieferfähigkeit, Kostenkontrolle und Arbeitssicherheit im Fokus.

Nicht jedes dieser Risiken lässt sich unmittelbar in Euro beziffern. Wirtschaftlich irrelevant sind sie deshalb nicht.

Wie lassen sich Vakanzkosten realistisch berechnen?

Eine allgemeingültige Formel für die Vakanzkosten einer Führungsposition gibt es nicht. Unternehmen können jedoch fünf Faktoren systematisch betrachten:

• Welcher wirtschaftliche Nutzen wird verzögert?

• Welche Managementkapazität wird für die Überbrückung gebunden?

• Welche Projekte werden langsamer oder verschoben?

• Welche zusätzlichen externen Kosten entstehen?

• Welche Risiko- und Opportunitätskosten sind mit der Vakanz verbunden?

Ein einfaches Szenario macht die Logik deutlich: Bleibt eine CFO Position sechs Monate unbesetzt, reicht es nicht, das eingesparte Gehalt mit den Recruitingkosten zu verrechnen. Zusätzlich sollte betrachtet werden, welche Aufgaben CEO und Finance Team übernehmen, welche Projekte oder Entscheidungen sich verzögern und ob externe Unterstützung erforderlich wird.

Erst aus der Summe dieser Faktoren entsteht ein realistischer Cost of Vacancy.

Cost of Vacancy vs. Cost of Interim

Bei einer Lösung durch Interim Management sind die Kosten unmittelbar sichtbar. Ein Interim Manager arbeitet für einen definierten Zeitraum zu einem vereinbarten Tagessatz. Das entsprechende Budget lässt sich klar beziffern.

Vakanzkosten sind dagegen über das Unternehmen verteilt. Sie erscheinen als zusätzliche Managementzeit, Projektverzögerungen, Opportunitätskosten, externe Unterstützung oder betriebliche Risiken. Dadurch kann eine Interim Lösung zunächst teuer wirken, während das Abwarten scheinbar wenig kostet.

Für einen belastbaren Business Case sollte deshalb nicht nur das Festgehalt mit den Kosten eines Interim Managers verglichen werden. Die wirtschaftlich relevantere Gegenüberstellung lautet:

Cost of Vacancy vs. Cost of Interim.

Wann Interim Management eine Führungsvakanz sinnvoll überbrücken kann

Interim Management ist nicht für jede offene Position die richtige Lösung. Relevant wird eine Interim Führungskraft vor allem dann, wenn eine geschäftskritische Funktion kurzfristig ausfällt, die dauerhafte Neubesetzung Zeit benötigt und zentrale Entscheidungen oder Projekte nicht warten können.

Das kann während einer Transformation oder Restrukturierung der Fall sein, bei einem unerwarteten Führungsausfall oder wenn für einen begrenzten Zeitraum spezifische Expertise benötigt wird.

Ein Interim Manager kann in dieser Phase Führungsverantwortung übernehmen, Entscheidungsfähigkeit sichern und Projekte weiterführen, während parallel nach einer langfristigen Besetzung gesucht wird. Interim Management ersetzt die permanente Suche damit nicht zwangsläufig. Es kann die Vakanzüberbrückung absichern.

Die entscheidende Frage ist nicht nur: Was kostet ein Interim Manager?

Die Kosten eines Interim Managers sind sichtbar. Die Kosten einer Vakanz sind es häufig nicht.

Gerade deshalb sollten Unternehmen bei einer geschäftskritischen Führungsposition beide Seiten der Rechnung betrachten. Verzögerte Entscheidungen, gebundene Ressourcen, Opportunitätskosten und zusätzliche Risiken können den wirtschaftlichen Effekt einer Vakanz erheblich erhöhen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht ausschließlich:

„Was kostet uns ein Interim Manager?“

Sondern ebenso:

„Was kostet uns jeder weitere Monat ohne die notwendige Führung?“

Wer den Cost of Vacancy systematisch erfasst und mit den Kosten einer Interim Lösung vergleicht, kann fundierter entscheiden, ob Abwarten tatsächlich die wirtschaftlich günstigere Option ist.