Kontakt

Team Assistant (gn)

Nordrhein-Westfalen

  • Referenz: 392355
  • Vertragsart: Permanent
  • Gehalt: Attraktives Gehaltspaket

  • Lage: Nordrhein-Westfalen

Unser Kunde:

Unser Kunde ist ein sehr renommiertes Family Office in Düsseldorf.

Die Aufgabe:

Der Teamassistent/in ist verantwortlich für die Unterstützung der Kundenberater (CA) und der Kundenberaterassistenten (CAA) bei der Erbringung hochwertiger Dienstleistungen für Privatkunden (Family Circle) in Bezug auf alle Kerndienstleistungen des Family Office.
 

Strategische Unterstützung
Ihre Aufgaben in diesem Bereich werden sein:
  • Unterstützung der Kundenberaterassistenten bei der Planung und Organisation von Kundenterminen, Überwachung und Koordinierung laufender Maßnahmen, Aktualisierung wichtiger Kundeninformationen im Familieninformationssystem (FIS) und proaktive Sicherstellung, dass die Daten aktuell und vollständig sind und einer entsprechenden Validierung unterliegen;
  • Bearbeitung von Mailings in einem benutzerfreundlichen, professionellen Format, das mit unserem Firmenstil übereinstimmt;
  • Konsolidierung von Informationen oder Daten zu Berichts- und/oder Beschaffungszwecken, die sich unter anderem auf die Liquiditäts- und Transaktionsplanung für Privatkunden beziehen;    
  • Unterstützung der CAs und CAAs bei ihren Projekten, wenn sie darum gebeten werden;
  • Vorbereitung von Präsentationen für Teammitglieder, falls erforderlich;
  • Pflege von Datenbanken für Berichte und Präsentationen, einschließlich Dateien, Aufzeichnungen, Organisationsstruktur und Positionsbeschreibungen;
  • Sicherstellung, dass kritische und/oder vertrauliche Daten ordnungsgemäß verwaltet und gespeichert werden.

 

Das Profil:

Als Teamassistent/in haben Sie:
  • Einen Bachelor-Abschluss oder eine gleichwertige praktische Erfahrung/Ausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen, bankfachlichen, juristischen oder bürokaufmännischen Bereich; sehr gut geeignet wäre eine Ausbildung zum/zur Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellten mit Berufserfahrung.
  • Fließende Beherrschung der englischen Sprache (in Wort und Schrift) zusätzlich zu Deutsch.
Praktische/Technische Kenntnisse
Als Teamassistent/in haben Sie:
 
  • Idealerweise rund 5-7 Jahre Berufserfahrung;
  • Ausgezeichnete analytische und numerische Fähigkeiten;
  • ein grundlegendes Verständnis für rechtliche Fragen und Zusammenhänge;
  • Gründliche Aufmerksamkeit für Details;
  • ausgezeichnete Word-, Excel- und PowerPoint-Kenntnisse;
  • Ausreichende IT-Kenntnisse, um sich mit den wichtigsten Finanzberichterstattungsdaten des Kunden und der entsprechenden Software vertraut zu machen;

Planen, Organisieren und Integrieren von Managementwissen
Als Teamassistent/in haben Sie:
 
  • die Fähigkeit, die eigene Arbeit zu planen und unabhängig und mit einem hohen Maß an Detailgenauigkeit zu arbeiten;
  • Selbstständige Arbeitsweise: praktisch und ergebnisorientiert; Sie benötigen kein Mikromanagement;
  • ein hohes Maß an Organisation, die Fähigkeit, Fristen einzuhalten und effektiv Prioritäten zu setzen;
  • die Fähigkeit, die Arbeit mit den Kunden zu strukturieren und zu organisieren, Bedürfnisse vorauszusehen und entsprechend zu handeln, wobei der Dienstleistung hohe Priorität eingeräumt wird;
  • die Fähigkeit, die Arbeitsbelastung auszugleichen, und die Bereitschaft, die Erwartungen von mehr als einem Vorgesetzten proaktiv zu erfüllen;

Fähigkeiten zur Kommunikation und Einflussnahme
Als Teamassistent/in haben Sie:
 
  • Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten für eine erfolgreiche Interaktion mit Einzelpersonen und Gruppen innerhalb und außerhalb der Organisation;
  • starke Kunden- und Dienstleistungsorientierung;
  • Gute Fähigkeiten zur Teamarbeit;
  • Solide Fähigkeiten zur Einflussnahme, um sicherzustellen, dass die von anderen Parteien erbrachten Leistungen pünktlich und in der richtigen Qualität erbracht werden.
Freiheit zum Handeln
Der/Die Teamassistent/in übernimmt die Verantwortung für alle oben genannten Schlüsselbereiche.

Bei allen anderen Angelegenheiten, die sich ergeben können, sind Sorgfalt, Sensibilität, gutes Urteilsvermögen und eine enge Zusammenarbeit mit den Kundenberatern, Kundenberaterassistenten und anderen Fachleuten erforderlich, um die angemessene Vorgehensweise und den Grad der Beteiligung zu bestimmen.

Scope
Sie unterstützen die Kundenberater und die Kundenberatungsassistenten.



Auswirkungen

Diese Funktion hat einen gewissen direkten und indirekten Einfluss. Direkten Einfluss hat sie auf die Kundenzufriedenheit der Kundenberater und der Kundenberater-Assistenten. Indirekt wirkt sie sich auf die gesamte Office-Gemeinschaft aus.
  • Effizient
  • Antizipation und Proaktivität
  • Flexibel und selbstmotiviert
  • guter Kommunikator
  • Netzwerker


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